Egy hivatalos szöveg megfogalmazása és levél írása, annak művészete, kiemelt szerepet kap a szakmai és üzleti kommunikációban. Ha egy jól megfogalmazott, udvarias és pontosan összerakott levél a célunk, akkor az információkat hűen kell átadnunk. A levél írása során, természetesen nemcsak információt adunk át, de a címzettet is megtiszteljük és megpróbálunk jó első benyomást kelteni.
Fontos, hogy a hivatalos levelek írásakor figyelembe vegyük a megfelelő formátumot, nyelvezetet és a helyesírási szabályokat, vagyis a kommunikációnk hatékony és tiszteletteljes legyen. Ezen kívül, mindig tartsuk szem előtt a helyes irányelveket, amikkel tartalmas és célzott kommunikációt tudunk kialakítani. A hivatalos levelek alapvető elemei közé tartoznak a logikus szerkezetre és helyes formázásra vonatkozó normák.
A levél írása hivatalos formánál a szerkezet elkészítésével veszi kezdetét.
A hivatalos levelek esetében a formátum kulcsfontosságú. A jól megszerkesztett levélnek mindig van egy adott struktúrája, amit követnünk kell. Ehhez az egész levél megfogalmazása alatt ragaszkodjunk!
– – Az első a fejléc: a fejlécben szerepelnie kell a feladó nevének, címének és elérhetőségeinek. Természetesen más információkat is megadhatunk, ha fontosnak véljük.
– – A második része a címzett megnevezése: idetartozik a címzett neve és pozíciója. A megfelelő megszólítást semmi estre se hanyagoljuk el, hiszen ez is szerves részét képezi a levél írásnak.
– – A következő rész a téma: vagyis egy rövid és tömör leírás a levelünk tartalmáról.
– – Törzs: az a rész, amit jól strukturált bekezdésekre bontunk. Az információkat logikus sorrendben és világosan közöljük. Törekszünk a profizmusra és az érthetőségre.
– – Búcsúzás: mindenképpen legyen a levél stílusának megfelelő! Például: „Tisztelettel” vagy „Kérem szíves válaszát!”.
– – Majd jöhet a keltezés, dátum és az aláírás. Ez utóbbi szintén tartalmazza a nevünket és pozíciónkat.
A levél írása a digitális korban is nagy jelentőséggel bír?
Igen, hiszen a kézzel vagy számítógéppel írott levelek sokkal személyesebb hangvételt sugároznak. Arra azonban oda kell figyelnünk, főleg egy hivatalos levél esetében, hogy kerüljük a túlzottan személyes hangnemet. A hivatalos levél írása során elengedhetetlen a formális és udvarias nyelvezet használata. Nagyon fontos az is, hogy a kézzel írott levelek rendezettek és olvashatóak legyenek. Kerüljük a túlzott zsargon vagy szleng alkalmazását! Legyünk rövidek és tömörek! A levél írása során figyeljünk a helyes nyelvhasználatra is.
Mi a helyes nyelvhasználat egy hivatalos megfogalmazású levélnél?
A hivatalos levelekben gyakran előfordulnak hosszabb, összetettebb mondatok, azonban fontos, hogy ezeket világosan és érthetően fogalmazzuk meg. Mindenképpen hanyagoljuk a túl bonyolult szerkezeteket, amik a mondanivaló elrejtését eredményezhetik. Ügyeljünk a világos és logikus szórendre!
Elmondható tehát, hogy a megfelelő nyelvhasználat, szórend, helyesírás és forma hozzájárulnak egy célratörő levél elkészítéséhez.